تعریف دبیرخانه:

دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روش‌های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می‌دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جریان گردش نامه‌های وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل می‌نماید.
دبیرخانه آنلاین و دفاتر مدیریت ها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

نامه های اداری چیست؟

یک وسیله مکتوب اداری است که در اجرای وظایف اداری تهیه و یا دریافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاریخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبیر خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.

یادداشت اداری چیست؟

برای هدایت و راهنمایی و تسریع در امور و وظایف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاریخ و امضاء می باشد.

انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:

1- وارده

• شخصی
• اداری
• محرمانه

2- صادره

• محرمانه
• خیلی محرمانه
• سری
• کلی سری

انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری :

دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود.

عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:

• کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
• تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
• تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
• تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
• تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین
• عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری
• رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
• معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
• مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
• مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:

• عادی
• بازکردنی
• قابل کنترل
• اجتماعی، صبور و خوش برخورد.
• رازدار
• منظم
• از دانش لازم برخوردار باشد
• علاقه به کار محوله داشته
• از حداقل تحصیلات مناسب و مدرک تحصیلی که بر اساس قوانین استخدامی تعیین شده برخوردار باشد.
• علاقه به آموختن فنون و اطلاعات جدید و بکارگیری آن.

وظایف اساسی دبیرخانه در سازمان ها به شرح زیر است:

• دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
• ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.
• پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
• ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
• ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
• در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.

علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه است که به پاره ای از آن‌ها اشاره می‌شود:

• تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
• توزیع اطلاعیه‌ها و بخش نامه‌ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.
• تهیه برنامه ماشین‌نویس‌ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
• تهیه پیش نویس‌های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.
• انجام امور چاپ و تکثیر

انواع سیستم‌های گردش مکاتبات اداری:

در سیستم متمرکز دبیرخانه:

مرحل اول کار، نامه‌های وارده:

• کنترل نامه
• دریافت نامه
• ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر
• ثبت در دفتر اندکس
• ارجاع به مدیر
• توزیع (بین اقدام کنندگان)

مرحله دوم، نامه‌های صادره:

• تهیه نامه
• ثبت در اندیکاتور یا رایانه
• ارسال (پست – فاکس – تلفنگرام)

 منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d8%b9%d8%b1%d9%8a%d9%81-%d8%af%d8%a8%d9%8a%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d9%88%d8%b8%d8%a7%d9%8a%d9%81-%d8%a2%d9%86%d8%a7%d9%86/

حسابداری به دو بخش تقسیم می شود حسابداری صنعتی و مدیریت.

تفاوت حسابداری صنعتی و حسابداری مدیریت:

حسابداری آنلاین صنعتی استفاده درون سازمانی دارد و حسابداری مدیریت استفاده برون سازمانی دارد. به بیانی دیگر در حسابداری صنعتی، گزارشات را برای مدیران درون سازمان آماده می‌کنیم و در حسابداری مدیریت گزارشات برای استفاده کنندگان و ذینفعان که در جامعه حضور دارند مثل بانک‌ها، بیمه‌ها، سرمایه گذاران، خریداران سهام شرکت ها و… تهیه می گردد. حسابداری مدیریت نوعی حسابداری است که در آن برنامه ریزی های آینده از روی اطلاعات گذشته صورت می‌گیرد. برنامه ریزی های آینده بر اساس شاخص ها و روندها و نتیجه فعالیت های گذشته صورت می گیرد. به نوعی ما برنامه‌ریزی را بر اساس اطلاعاتی که به دست می آوریم انجام می دهیم.

نقش حسابدار در مدیریت نقشی اساسی است. در حسابداری تحت وب مدیریت حسابدار به عنوان یک سرمایه فکری با کسب اطلاعات اقدام به تحلیل کرده و برنامه‌های سال های آینده را ترسیم می کند . بنابراین تنها وجود اطلاعات مفید نیست یعنی وجود اطلاعات به تنهایی کفایت نمی‌کند بلکه این اطلاعات به عنوان یک مبانی تصمیم گیری استفاده می شود و ما نقش و مسیر راه آینده موسسه یا شرکت یا فعالیت‌های اقتصادی را با استفاده از اطلاعات انجام می دهیم.

این وظیفه مهم به وسیله حسابدار به عنوان یک سرمایه فکری انجام می شود. علی رغم سیستم های مالی به وجود آمده، تعبیه شده و ترسیم شده که تمامی فعالیت های مالی را به صورت اتوماتیک و نرم افزاری ثبت می کند و علی رغم پیشرفت‌های قابل ملاحظه فناوری اطلاعات در بخش حسابداری هیچ نوع سیستم مالی ترسیم و تهیه نشده است که بتواند افق های آینده را برای ما ترسیم کند. به بیانی دیگر هیچ سیستم نرم افزاری تا الان نتوانسته است جایگاه حسابدار به عنوان یک سرمایه فکری و سرمایه ی نرم افزاری را به وجود بیاورد.

یکی از بخش هایی که حسابدار به عنوان سرمایه فکری از آن استفاده می کند، اطلاعاتی است که به عنوان روندهای مالی پنج سال گذشته مثل نسبت آنی، نسبت جاری، نسبت سرمایه گذاری، نسبت سود و… از آن ها بهره می گیرد.

در کنار آن با استفاده از سیاست های اقتصادی و سیاست های مالی دولت، افق آتی شرکت را ترسیم می کند و نحوه برخورد با وضعیت های مختلف را مثل رکود، اشتغال، رونق، فروش های داخلی، فروش های خارجی، برنامه های داخل کشور، برنامه های خارج از کشور که منظور همان سرمایه گذاری های داخلی یا خارجی است یا اینکه حضور در رشته های مختلف اقتصاد را امکان یابی می کند.

توصیه هایی به مدیران درباره نوع تصمیم گیری های آن ها ارائه می دهد، به عنوان مثال به آن ها توصیه می کند که در چه بخشی سرمایه گذاری کنند، با چه شرکتی شریک شوند و… . این تصمیمات می تواند موفقیت برنامه های اقتصادی را برای یک شخص حقوقی تضمین کند.

شرکت های چند ملیتی:

در حال حاضر شرکت هایی وجود دارند که به صورت چند ملیتی فعالیت می کنند. این شرکت ها با استفاده از سرمایه های فکری خود چنان دارای موفقیت هستند که علی رغم فعالیت در قاره های مختلف و کشورهای متفاوت، برنامه ریزی های دقیق و ورود و خروج هایی موفق دارند.

گاهی اتفاق می افتد که این شرکت ها با استفاده از حسابداران خود، روزانه جهت میلیون ها نفر برنامه ریزی می کنند. آن ها شرکت هایی هستند که سهام خود را در بورس های منطقه ای موفق به فروش می رسانند. این امر نمی تواند محقق شود به جز با استفاده از حسابداران مدیریت.

بنابراین نتیجه گیری می کنیم که حسابداران به عنوان مغز متفکر سیستم های اقتصادی و مالی، ترسیم کننده راهبردها و استراتژی های موسسات و شرکت ها و نیز تهیه کنندگان برنامه های سالانه آن ها هستند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d8%a7%d8%ab%db%8c%d8%b1-%d8%b3%d8%b1%d9%85%d8%a7%db%8c%d9%87-%d9%81%da%a9%d8%b1%db%8c-%d8%a8%d8%b1-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa/

نرم‌افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه با هدف مدیریت پروژه و فعالیت‌ها و با رویکرد چابک در نسل 5 مجموعه دیدگاه تولید و ارائه شد. نرم افزار کارها، بر مبنای گفتمان سازمانی طراحی شده و مزایای قابل توجهی در این حوزه برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند.
تشکیل تیم‌های کاری از طریق نرم‌افزار کارها بدلیل یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارهای مجموعه دیدگاه به‌سادگی براساس ساختار سازمانی انجام می‌شود. بدین نحو ضمن صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بررسی روند پیشرفت کارها در ابعاد گسترده‌تری قابل کنترل و مدیریت خواهد بود. نسل جدید نرم‌افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری ، سبک نوینی برای مدیریت فعالیت‌های سازمان ایجاد می‌کند و علاوه بر وارد نمودن مفاهیم بنیادی مدیریت پروژه، تعاملاتی الهام گرفته از شبکه‌های اجتماعی با رویکرد سازمانی را به ارمغان می‌آورد.

در نسخه اول این نرم‌افزار امکاناتی مثل ایجاد تیم، پروژه و فعالیت‌های مرتبط در اختیار کاربران قرار داده شده بود. مشابه عملکرد بسیاری از فریم ورک‌ها و متدولوژی‌های چابک، فعالیت‌ها روی بردهایی مثل برد اسکرام قرار می‌گیرند که هدف آنها نمایش وضعیت انجام کارهای تیم است. برهمین اساس در نرم‌افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری ، قابلیت ساخت بردها در نظر گرفته شده بود و طراحی آن به‌گونه‌ای بود که بتواند انواع روش‌های مدیریت پروژه چابک رو پوشش دهد.

یکی از ویژگی‌های تیم‌های چابک این است که به جای صرف وقت روی تولید مستندات فرآیندی برای ارتباطات و تعاملات تیم، افراد به گفتگو بپردازند، در همین راستا نرم‌افزار کارها، محیطی یکپارچه با امکان تعاملات تیم ایجاد کرده است. یکپارچگی اتوماسیون اداری و سیستم مکاتبات دیدگاه با نرم‌افزار کارها نیز از جنبه دیگری قابل توجه است و قابلیت تعریف کار از روی نامه ارجاع شده در چرخه مراودات اداری را فراهم می کند.

یکی از ویژگی‌های اساسی پروژه‌های چابک وجود شفافیت در انتخاب، اجرا و اتمام فعالیت‌ها در سطح تیم و حتی ذینفعان آن است. ولی در بعضی از پروژه‌ها ریسک نمایش همه فعالیت‌ها به تمام اعضای تیم وجود دارد و نمی‌توان از این ویژگی استفاده کرد. پروژه‌های محرمانه یا فرا دپارتمانی از این دسته هستند. به همین دلیل قابلیت جدیدی به نرم افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری اضافه شده که امکان مشاهده فعالیت‌ها، فقط برای اعضای خاصی از تیم وجود داشته باشد.

قبلا برای اختصاص کار به افراد باید حتما پروژه تعریف می‌شد، اما نیازمندی جدیدی در نرم افزار شناسایی شده که افراد بدون نیاز به تعریف پروژه می‌توانند کارهای جاری خود را به هم اختصاص بدهند و پیگیری کنند. در این مورد می‌توان پیگیری خروجی نرم‌افزار جلسات را مثال زد. قابلیت اختصاص کار مستقیم دقیقا با همین هدف به نرم‌افزار اضافه شده است.

از سوی دیگر در اغلب پروژه‌ها نیاز به کنترل مستمر وجود دارد و به همین دلیل ابزاری منعطف به نرم‌افزار اضافه شده که نیازهای جستجو و گزارش گیری را در سطح سازمان و با هدف کمک به پایش و کنترل پروژه‌ها و کارها در اختیار اعضای تیم قرار می‌دهد.

منیع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d8%a7%d8%b2%d9%87%e2%80%8c%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%da%a9%d8%a7%d8%b1%d9%87%d8%a7-%d8%af%d8%b1-%d8%b1%d8%a7%d9%87%da%a9%d8%a7%d8%b1-%d8%a7/

تعیین صلاحیت برای حسابداران رسمی دارای قوانین و مقررات خاص خود می باشد که در ادامه به شرح آن پرداخته می شود.

آئین نامه تعیین صلاحیت حسابداران رسمی:

این آئین نامه دارای ماده های زیر می باشد که در تاریخ 22 مرداد ماه 1374 به تصویب هیئت وزیران رسیده است.

ماده 1 آیین نامه تعیین صلاحیت حسابداران رسمی:

به منظور اجرای تبصره یک ماده واحده قانون استفاده از خدمات تخصصی و حرفه ای حسابداران ذی صلاح به عنوان حسابدار رسمی مصوب 1372 هیئتی به نام هیئت تشخیص نامیده می شود، مرکب از هیئت صلاحیت حسابداران رسمی که از این پس در این آیین نامه هفت نفر حسابدار متخصص و متعهد با دارا بودن حداقل، مدرک کارشناسی (لیسانس) در رشته حسابداری آنلاین یا رشته های مشابه به تشخیص و انتخاب وزیر امور اقتصادی و دارایی تشکیل می شود .

اعضای هیئت باید علاوه بر دارا بودن شرایط مندرج در بند های (الف)، (ت)، (ا) و (د) ماده (3) این آیین نامه، دارای شرایط زیر نیز باشند:

الف) حسن شهرت و تعهد عملی به احکام دین مبین اسلام

ب) حداقل پنج سال سابقه کار حسابرسی، خدمات مالی، طراحی سیستم و یا مدیریت مالی علاوه بر سوابق و تجارب مذکور در بند و ماده (3) این آیین نامه

ماده 2 آیین نامه تعیین صلاحیت حسابداران رسمی:

وظایف هیئت به شرح زیر است:

الف) برگزاری آزمون های موضوع بند (ز) ماده (3) این آیین نامه، کنترل کیفیت فعالیت حسابداران رسمی و اعمال نظارت

ب) تایید نهایی صلاحیت حسابداران رسمی بعد از هر دوره پنج ساله

ج) اخذ تصمیم نهایی نسبت به عدم استفاده دائم یا موقت بیش از یک سال حسابدار رسمی متخلف از عنوان حسابدار رسمی

د) رسیدگی به شکایت ها

ماده 3 آیین نامه تعیین صلاحیت حسابداران رسمی:

حسابداران رسمی باید دارای شرایط زیر باشند:

الف) تابعیت دولت جمهوری اسلامی ایران و وفاداری به قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران

ب) نداشتن سابقه محکومیت موثر کیفری

ج)حسن شهرت به رعایت موازین شرعی و اجتماعی و عدم اعتیاد به مواد مخدر

د) نداشتن سوابق سو حرفه ای، مالی و اداری

ه) داشتن حداقل مدرک کارشناسی (لیسانس) در رشته حسابداری یا رشته های مشابه و یا مدارک حرفه ای شناخته شده بین المللی

و) داشتن حداقل شش سال سابقه کار حسابرسی بعد از اخذ مدرک کارشناسی (لیسانس) که حداقل دو سال آن در داخل کشور باشد.

ماده 4 آیین نامه تعیین صلاحیت حسابداران رسمی:

آن دسته از حسابداران رسمی که تمام وقت خود را به خدمات حسابرسی و بازرسی قانونی یا سایر خدماتی که به تشخیص هیئت جز وظایف حسابدار رسمی تلقی گردد، تخصیص دهند و دارای مشاغل دیگری اعم از موظف و غیر موظف (به استثنای تدریس پاره وقت در دانشگاه ها و موسسات آموزش عالی) نباشند، حسابدار رسمی شاغل نامیده می شوند و در غیر این صورت، حسابدار رسمی غیر شاغل شناخته خواهند شد.

ماده 5 آیین نامه تعیین صلاحیت حسابداران رسمی:

کلیه حسابداران رسمی باید دارای کارت شناسایی عکس دار باشند و این کارت را دبیرخانه هیئت برای مدت دو سال برای هر یک از آنان صادر خواهد کرد.

دبیرخانه مذکور در دی ماه هر سال صورت اسامی کلیه حسابداران رسمی را با قید شاغل و غیر شاغل در روزنامه رسمی و حداقل یکی از روزنامه های کثیر الانتشار منتشر خواهد نمود.

اسامی اشخاصی که طی سال عنوان حسابدار رسمی آنان، لغو یا تعلیق می شود، باید بلافاصله از راه های مذکور به اطلاع عموم برسد.

ماده 6 آیین نامه تعیین صلاحیت حسابداران رسمی:

اعضای اولین دوره هیئت به همراه سه نفر حسابدار متخصص و متعهد با شرایط مندرج در ماده (1) که توسط وزیر امور اقتصادی و دارایی انتخاب می شوند جز نخستین حسابداران رسمی محسوب شده و مکلفند حداکثر ظرف مدت شش ماه از تاریخ لازم الاجرا شدن این آیین نامه به عنوان اولین گروه حسابداران رسمی و هیئت موسس، اساسنامه جامعه حسابداران رسمی ایران موضوع تبصره (2) ماده واحده قانون استفاده از خدمات تخصصی و حرفه ای حسابداران ذی صلاح به عنوان حسابدار رسمی را تهیه نموده و برای تصویب نهایی از طریق وزیر امور اقتصادی و دارایی به هیئت وزیران تقدیم نمایند.

هیئت موسس موظف است پس از تصویب و ابلاغ اساسنامه مذکور بلافاصله نسبت به تشکیل جامعه حسابداران رسمی ایران اقدام نماید.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d8%b9%db%8c%db%8c%d9%86-%d8%b5%d9%84%d8%a7%d8%ad%db%8c%d8%aa-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%d8%a7%d9%86-%d8%b1%d8%b3%d9%85%db%8c/

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در چیست؟ برای مکانیزه کردن سیستم اداری کدام یک مناسب‌تر هستند؟ نرم‌افزار اتوماسیون اداری یا BPMS؟ نوآوری در کسب و کار در جنبه‌های مختلفی بروز می‌کند. برای ایجاد تحول در نظام کسب و کار باید فرآیندها و فعالیت‌های روزانه مورد بازنگری قرار گیرند. راه حل مدرن برای افزایش بهره‌وری و کاهش ناکارآمدی، استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری در کنار BPMS است.

در مجموعه مقالات اتوماسیون اداری فراگستر سعی شده اطلاعات جامعی درباره مزایای این راهکار برای کسب و کارهای بزرگ یا حتی شرکت‌های کوچک و استارآپ ها ارائه شود. با شناخت تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS می توانید ابزار و راهکار مناسب برای شرکت خود را بیابید. اولین گام برای دانستن تفاوت‌ها ایجاد درک و شناخت درست نسبت به هر یک از این ابزارها و یافتن وجوه اشتراک و عملکرد آن‌ها است.

مزایای اصلی نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار، کاربران را قادر می‌سازد تا فرآیندهای تجاری یک شرکت یا سازمان را طراحی، مدل، پیاده‌سازی، خودکارسازی و تجزیه و تحلیل کنند. هر فرآیند یک گروه یا مجموعه‌ای از وظایف یا فعالیت‌هایی است که به شما کمک می‌کند تا وظیفه‌ای را سریع و راحت به انجام برسانید. مدیریت حساب، درخواست مشتری، گزارش هزینه، مدیریت فاکتور، مدیریت پروژه و.. تنها برخی از فرآیندهای کسب و کار هستند که می توانید در نرم‌افزار BPMS آن را تحلیل و طراحی نمایید. BPMS یا نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یک ابزار برای بهبود فرآیندهای سازمانی و افزایش کارایی حداکثری است.

در مجموع می‌توان شش مزیت برای نرم‌افزار BPMS در نظر گرفت:

• کاهش هزینه‌ها
• بهبود پاسخگویی
• به حداقل رساندن ناکارآمدی
• افزایش تعامل با مشتریان
• ارائه مزایای رقابتی
• رونق و چابکی در کسب و کار

نرم‌افزار BPMS چگونه باعث بهبود فرآیند کسب و کار می‌شود؟

برای شناخت تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS لازم است که قابلیت‌ها و عملکرد یک BPMS را به روشنی درک کنید. جهت یادگیری نرم‌افزار BPMS و ثبت نام در دوره‌های آموزشی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها می توانید به آکادمی فراگستر مراجعه کنید. با استفاده از یک نرم‌افزار BPMS می‌توانید ۷ گام برای بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری کسب و کار را تجربه کنید:

مدلسازی فرآیند کسب و کار:

ایجاد و تست فرآای چندگانه و گردش کار در یک سازمان با استفاده از ابزار طراحی بصری

مدیریت گردش کار:

طراحی، تست و پیاده‌سازی جریان‌های پیچیده با ادغام ارتباطات بین اعضای سازمان، سیستم‌ها و داده‌ها

راه‌اندازی بسته قوانین کسب و کار:

طراحی قوانین و شرایط کسب و کار برای هر فرآیند موجود در سازمان به صورت مجزا

همکاری:

ارتباطات فعال برای هر فعالیت از جمله مدیریت تصمیم‌گیری، مدیریت ایده‌ها و موضوعات مرتبط برای ایجاد ارتباط موثر با یک سازمان یا شرکت را شامل می‌شود.

یکپارچگی و ادغام:

مشابه آنچه در نرم‌افزارهایی نظیر MS SharePoint وجود دارد.

تولید فرم:

ایجاد فرم‌های وب زیبا بدون نیاز به حتی یک قطعه کد برنامه‌نویسی

تجزیه و تحلیل:

تعریف پارامترها و سهولت در اجرای بلادرنگ هر فرآیند

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS ازنظر عملکرد

با نگاهی اجمالی به فواید BPMS می‌توان به تشابه آن با مزایای سیستم اتوماسیون اداری پی برد. اما عامل اصلی تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در عملکرد آن‌ها نهفته است. خودکارسازی جریانات قابل پیش‌بینی و تکراری سازمان در قالب بستر نرم‌افزاری تعریفی است که در مقالات اتوماسیون اداری به عنوان عملکرد این ابزار ذکر می‌شود. در واقع بستر اتوماسیون اداری خودکارسازی مکاتبات در سازمان است. از طرفی درخواست خدمات، سفارشات خرید، درخواست‌های مرخصی و… تنها بخش کوچکی از عملیات روزانه در یک سازمان هستند که می توان براحتی به مکانیزه کردن آنها با BPMS پرداخت.

سازمان‌ها دارای فرآیندهای بیشماری هستند این فرآیندها یک سری جریان‌های قابل پیش‌بینی و تکراری را دنبال می‌کنند. اتوماسیون اداری با مکانیزم کردن و خودکارسازی عملیات خسته‌کننده روزانه، به روند اداری سرعت و سهولت می‌بخشد. در عمل نرم‌افزار اتوماسیون اداری و به صورت ویژه‌تر نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار گذاشتن یک میز کار، کارتابل و تعریف دبیرخانه به مکاتبات داخل سازمانی و مدیریت منابع اطلاعاتی نظم داده و آن را از خطای انسانی مصون می‌دارد.

اتوماسیون اداری یا BPMS ؟!

• یک نرم‌افزار BPMS در واقع بخش کوچکی از جریان مدیریت فرآیند کسب و کار است.
• اتوماسیون اداری و BPMS دو ابزار موازی برای افزایش بهره‌وری سازمان به شمار می‌روند.
• اولین قدم برای خودکارسازی وظایف در سازمان، اتوماسیون اداری و دومین قدم استفاده از BPMS است.
• اتوماسیون اداری تبدیل روند سنتی و دستی مکاتبات سازمانی به مدل خودکار است.
• BPMS ابزاری برای طراحی، مدلسازی و پیاده‌سازی فرآیندهای سازمان به نحوی بهینه در قالب فرم‌ها می‌باشد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d9%81%d8%a7%d9%88%d8%aa-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d9%88-bpms-%d8%af%d8%b1-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa-%d8%9f/