با توجه به نوع فرایند مکاتبات و مراسالت سازمان ها، دبیرخانه ها به شرح زیر تقسیم می شوند:

• – دبیرخانه سنتی (بستر ارتباطی کاغذ و انسان)
• – دبیرخانه سنتی – الکترونیکی (بستر کاغذ، انسان و فناوری اطالعات و ارتباطات)
• – دبیرخانه الکترونیکی (مدیریت انسان و بستر فناوری اطالعات و ارتباطات)
• – سازمان الکترونیکی ( مدیریت تمام ارتباطات اداری دستگاه به صورت یکپارچه و کاملا الکترونیکی)

دبیرخانه سنتی

در این نوع دبیرخانه کلیه امور ارسال و مراسالت مانند ثبت و صدور، دریافت و ارسال و بایگانی، به صورت دستی و کاغذی و بهه
دست نیروی انسانی انجام می شود.
بدیهی است به دلیل انجام امور توسط انسان به عنوان رکن اصلی کنترل فرایندها، وجود خطا جزء الینفک و بارز این نوع
دبیرخانه هاست.
شایان ذکر است که دبیرخانه سنتی می تواند در چارچوب متمرکز، نیمه متمرکز و غیر متمرکز عمل نماید.

دبیرخانه سنتی ـ الکترونیکی

با پیشرفت فناوری و لزوم ذخیره و بازیابی حجم بسیاری از اطالعات، رایانه و نرم افزار جزئی از الزامات و تکنولوژی جدایی
ناپذیر دبیرخانه ها شده است. به طور کلی دستگاهی که بخشی از مراسالت خود را به صورت دستی و بخشی را به صورت
الکترونیکی انجام می دهد، دبیرخانه سنتی – الکترونیکی نامیده می شود.
به طور مثال، دستگاهی که مراحل ثبت، صدور و ارجاع را الکترونیکی اما مرحله تهیه پیش نویس، پاراف، امضا را دستی و
کاغذی انجام می دهد در این حوزه قرار می گیرد.

دبیرخانه الکترونیکی

همان گونه که از نام این نوع دبیرخانه مشخص است، نگرش و تفکری الکترونیکی بر روند گردش مکاتبات اداری این
دبیرخانه آنلاین حاکم است. در این گونه دبیرخانه ها فرایندهای احصا شده براساس اتوماسیون اداری و ساختار سازمانی بازنگری و
بهینه گردیده و اجرا می شود. یکپارچگی بانک اطالعات، عدم وابستگی به زمان و مکان در عرضه خدمات، سرعت و سهولت در
امور، مدیریت یکپارچه و … از نشانه های بارز این نوع دبیرخانه هاست.
نوع تمرکز فرایندها با درصد پاسخگویی به نیازهای یک سازمان رابطه مستقیم داشته و هرچه تمرکز فرایندها در سیستم
بیشتر باشد پاسخگویی و رضایت مندی درون و برون سازمانی باالتر خواهد رفت.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%a7/