دبیرخانه ابزار نیرومندی برای آسانسازی کارها، افزایش دقت و سرعت امور و بخصوص بستری مناسب برای ایجاد ارتباط
شفاف و سازنده بین مدیران، کارکنان و مراجعان سازمان میباشد.
دبیرخانه یکی از مهمترین واحدهای هر سازمان چه در سیستم دستی و چه در سیستم اتوماسیون اداری است. این امر
بخصوص در واحد اتوماسیون اداری مشهودتر می باشد. به عبارت دیگر قلب تپنده یک سیستم سازمانی از نظر مکاتبات واحد
دبیرخانه می باشد.

استفاده از دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها پیشنهاد میشود.

انواع ساختار دبیرخانه ها

دبیرخانه ها از نظر ساختار به شرح زیر تقسیم می شود:

1 -دبیرخانه متمرکز

در این روش کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در دبیرخانه مرکزی انجام میشود. در این روش هیچ
واحدی حق ثبت نامه را ندارد.

موارد استفاده از روش متمرکز :

1. تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.
2. تعداد مراجعه کنندگان سازمان به دبیرخانه محدود باشند.
3. نیروی انسانی و بودجه و امکانات سازمان محدود باشد.
4. کلیه واحدهای سازمانی در یک ساختمان مستقر باشند.
5. اختیارات مسئوالن واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.

2 -دبیرخانه غیر متمرکز

در این روش کلیه عملیات مربوط به دریافت و ثبت توزیع مکاتبات به طور مستقل و جداگانه در هریک از واحدهای سازمانی
انجام می شود. به عبارتی هر یک از واحدهای سازمانی دارای دبیرخانه می باشد وکلیه امور دفتری را رأساً انجام می دهند.

lkfu:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%a7/